Online-Terminbuchung: Kunden buchen selbst über Ihren Link

Warum Terminabsprachen per E-Mail und Telefon haken

Wer Termine per E-Mail oder Telefon abstimmt, kennt das Muster. Sie nennen ein paar Zeiten, die andere Seite kann gerade dann nicht, und nebenbei merken Sie sich, welche Zeiten Sie schon jemand anderem zugesagt haben.

Die Online-Terminbuchung dreht das um. Sie legen einmal fest, wann Sie verfügbar sind. Ihre Kundin, Ihr Mandant oder Ihre Bewerberin wählt danach selbst eine Zeit, die noch frei ist, auch abends oder am Wochenende, ohne dass Sie antworten müssen.

Online-Terminbuchung auf der eigenen Website

Auf Ihrer Website setzen Sie einen Button oder Link wie „Termin buchen“, der auf Ihre Buchungsseite führt. Derselbe Link passt in die E-Mail-Signatur oder in eine Nachricht an Kunden. Die Buchungsseite zeigt Ihr Logo und Ihre Markenfarbe.

Ein Widget zum Einbetten gibt es nicht: Gebucht wird auf der Buchungsseite, nicht in einem Rahmen auf Ihrer Website. Dafür müssen Sie auf Ihrer Website nichts installieren.

So richten Sie das Terminbuchungssystem ein

Sie beginnen mit einem Ereignistyp, zum Beispiel einem Erstgespräch von 30 Minuten. Darin legen Sie die Dauer fest, einen Puffer davor und danach (praktisch, wenn Sie anreisen oder das Gespräch nachbereiten) und den Ort.

Am Buchungslink bestimmen Sie die Mindestvorlaufzeit, damit niemand einen Termin in zehn Minuten bucht, und wie weit im Voraus gebucht werden kann. Wollen Sie Anfragen erst ansehen, schalten Sie die Genehmigung ein. Die Anfrage bleibt dann offen, bis Sie zustimmen oder ablehnen.

Die Buchungsseite kann eigene Fragen stellen, etwa nach dem Thema des Gesprächs oder einer Kundennummer. Ihr Gast sieht alle Zeiten in der eigenen Zeitzone.

Nach der Buchung bekommt Ihr Gast eine Bestätigung per E-Mail mit Kalenderdatei (.ics) und Links zum Absagen und Verschieben, dazu Erinnerungen per E-Mail 24 Stunden und 1 Stunde vorher. Im Dashboard sehen Sie kommende, offene und vergangene Termine und markieren einen Termin als abgeschlossen oder als nicht erschienen.

Kalender und Videolinks

Sie verbinden ein Google-Konto, ein Microsoft-365- bzw. Outlook-Konto und ein Zoho-Konto, wenn nötig alle drei gleichzeitig. Bei Google und Microsoft liest Kalendarius nur, ob Sie frei oder belegt sind, in einem Kalender pro Verbindung; Titel und Beschreibungen Ihrer übrigen Termine speichern wir nicht. Bei Zoho wählen Sie mehrere Kalender, die Zeiten blockieren, und einen Kalender für neue Buchungen. Mehr dazu auf den Seiten zu Google Kalender und Zoho Calendar.

Tragen Sie in Google oder Outlook einen neuen Termin ein, erfährt Kalendarius davon, und die Zeit verschwindet von Ihrer Buchungsseite. Eine neue Buchung steht kurz danach in Ihrem Kalender.

Als Ort wählen Sie einen Google-Meet-, Microsoft-Teams- oder Zoho-Meeting-Link, der für jede Buchung automatisch entsteht. Möglich sind auch Telefon, eine Adresse oder ein eigener Link, etwa für Zoom.

Was es kostet

Der Tarif Persönlich ist kostenlos: ein Organisator, ein Ereignistyp und 15 Buchungen im Monat.

Der Tarif Professional kostet 5,90 € im Monat und bringt fünf Ereignistypen, unbegrenzte Buchungen, Auswertungen und Webhooks. Team kostet 9,90 € pro Organisator und Monat, für bis zu 25 Organisatoren. Damit legen Sie gemeinsame Links an, die nur Zeiten zeigen, zu denen alle gewählten Kolleginnen und Kollegen frei sind, und Round-Robin-Links, die die Buchung an die freie Person mit den wenigsten Buchungen auf dem Link geben. Mehr dazu beim Team-Terminplaner.

Business kostet 17,90 € pro Organisator und Monat und ergänzt Audit-Log und Single Sign-on über Microsoft Entra ID. Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) für Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com. Enterprise beginnt bei 9.900 € im Jahr. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate kostenlos. Bezahlt wird nur für Organisatoren; wer nur seinen Kalender verbindet, damit seine freien Zeiten zählen, kostet nichts.

Wo Ihre Daten liegen

Anwendung und Datenbank laufen auf Servern von Hetzner in Nürnberg und Falkenstein. Hetzners Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert; das ist Hetzners Zertifikat, nicht unseres. Auf Ihrer Buchungsseite laden wir keine Werbe- oder Analyse-Tracker; zur Fehlersuche läuft dort Sentry.

Das Hosting in Deutschland regelt nicht alles. Verbinden Sie Google, Microsoft oder Zoho, verarbeiten diese Anbieter Ihre Kalenderdaten nach ihren eigenen Bedingungen. Fehlerberichte gehen an Sentry, ein US-Unternehmen, das sie in seiner EU-Region speichert. Und Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kunden: Sie bestimmen die Rechtsgrundlage, die Fragen im Formular und die Aufbewahrung. Abgeschlossene Termine werden automatisch nach der Frist gelöscht, die Sie einstellen, höchstens nach 90 Tagen in den Tarifen Persönlich und Professional, 180 in Team und 365 in Business und Enterprise. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten gehören nur in die Tarife Business oder Enterprise, mit einem AVV; dieser ist in juristischer Prüfung. Worauf Sie sonst achten sollten, steht im Leitfaden Terminplanung nach DSGVO und in der Datenschutzerklärung.

Was Kalendarius nicht kann

Erinnerungen gehen nur per E-Mail und zu festen Zeiten raus: keine SMS, kein WhatsApp und keine eigenen Zeitpunkte. Bei der Buchung können Sie keine Zahlung verlangen, eine App fürs Smartphone gibt es nicht, Räume oder Geräte lassen sich nicht buchen, und Zoom-Links entstehen nicht automatisch.