Calendly und DSGVO: AVV, Datenstandort und Übermittlung in die USA

Was Calendlys DPA zu Übermittlungen in die USA sagt

Calendly LLC ist ein US-Unternehmen und in Calendlys Bedingungen Ihr Vertragspartner. Für Übermittlungen personenbezogener Daten aus der EU in die USA nennt das DPA das EU-US Data Privacy Framework. Gilt das Framework nicht mehr als Grundlage, sollen Standardvertragsklauseln greifen.

Der Calendly-AVV im Detail

Art. 28 Abs. 3 DSGVO legt fest, was ein AVV regeln muss: Gegenstand und Dauer, Art der Daten, Weisungsbindung, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenrechten und die Löschung oder Rückgabe am Vertragsende. Legen Sie Calendlys DPA neben diese Liste. Welche Unterauftragsverarbeiter Calendly einsetzt, steht in einer eigenen Übersicht.

Der kritische Punkt: die Übermittlung in die USA

Laut Calendlys Hilfecenter liegen Nutzer- und Eingeladenendaten in US-Rechenzentren von Google Cloud und AWS. Wer Calendly einsetzt, übermittelt also personenbezogene Daten in die USA. Das gehört in Ihre Datenschutzerklärung und in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, zusammen mit der Grundlage, auf die sich die Übermittlung stützt.

Bei einem Anbieter, der Buchungen in der EU speichert, entfällt diese Übermittlung für die Buchungsdatenbank. Alle Pflichten nimmt Ihnen das nicht ab: Verbinden Sie Google Kalender oder Microsoft 365, verarbeiten diese Anbieter Termine nach ihren eigenen Bedingungen, und Rechtsgrundlage, Formularfelder und Löschfristen legen Sie als Verantwortlicher ohnehin selbst fest.

Wann Termindaten besondere Vorsicht erfordern

Schon der Anlass eines Termins kann sensibel sein. Ein Ereignistyp wie „Erstgespräch Onkologie“ lässt auf den Gesundheitszustand schließen und fällt damit unter Art. 9 DSGVO. Vertrauliche Gespräche über eine Firmenübernahme sind dagegen ein Geschäftsgeheimnis, aber keine besondere Kategorie personenbezogener Daten.

Praxen, Kanzleien, Personalabteilungen und Behörden sollten deshalb genau hinsehen, welches Buchungstool sie wählen und was sie im Formular abfragen. Hinweise dazu finden Sie für Arztpraxen und für Kanzleien.

AVV und Betriebsrat bei Kalendarius

Ein AVV für die Tarife Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com. In den Tarifen Persönlich, Professional und Team ist kein AVV vorgesehen.

Ob beim Einsatz für Mitarbeiterkalender der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt, hängt davon ab, welche Daten das Tool erfasst und wie Sie es nutzen. Kalendarius speichert gebuchte Termine je Person, bietet ab dem Tarif Professional Auswertungen und in Business und Enterprise ein Audit-Log. Gibt es bei Ihnen einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein.

Vertragspartner, USt-IdNr. und Rechnung

Calendlys Bedingungen nennen Calendly LLC als Vertragspartner; maßgeblich für USt-IdNr. und steuerliche Behandlung ist Ihre Rechnung. Kalendarius betreibt Ugur Akcelik in Turin, Italien (USt-IdNr. IT12938420010). Abonnements rechnet Paddle als Merchant of Record ab: Paddle nimmt die Zahlung entgegen und stellt die Rechnung aus.

Kalendarius als Alternative

Kalendarius speichert Buchungen auf Servern von Hetzner in Nürnberg und Falkenstein und lädt auf öffentlichen Buchungsseiten keine Werbe- oder Analyse-Tracker. Ein AVV für die Tarife Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung. Funktionen und Preise im Vergleich finden Sie bei der Calendly-Alternative mit Hosting in Deutschland, allgemeine Auswahlkriterien in der Checkliste zur Terminplanung nach DSGVO.

Quellen

Die Angaben zu Calendly stammen aus dem Data Processing Addendum, den Hinweisen zu Datenspeicherung und internationalen Übermittlungen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter, Stand September 2026. Allgemeine Hinweise zu Übermittlungen veröffentlichen die Europäische Kommission und der EDPB.