Team-Terminplaner: gemeinsame Termine und Verteilung im Team

Gemeinsame Termine: nur Zeiten, in denen alle können

Sie legen einen Buchungslink mit der Verteilung „Kollektiv“ an und wählen die Personen aus, die dabei sein müssen, zum Beispiel die Fachbereichsleitung und jemanden aus der Personalabteilung für ein Vorstellungsgespräch. Die Buchungsseite zeigt dann nur Zeiten, in denen alle frei sind. Grundlage sind die belegten Zeiten aus den verbundenen Kalendern und die Termine, die schon in Kalendarius gebucht sind.

Nach der Buchung bekommen alle Beteiligten den Termin, auf Wunsch mit einem automatisch erzeugten Google-Meet-, Microsoft-Teams- oder Zoho-Meeting-Link. Wie Sie so Vorstellungsgespräche mit Fachabteilung und Personalabteilung planen, zeigt die Seite Bewerbungsgespräche online planen.

Round-Robin-Terminplanung im Team: Anfragen reihum verteilen

Bei einem Round-Robin-Link sieht der Gast alle Zeiten, in denen mindestens eine Person aus der Gruppe frei ist. Wer den Termin bekommt, entscheidet Kalendarius bei der Buchung: die freie Person mit den wenigsten bestätigten und offenen Buchungen über diesen Link. Bei Gleichstand geht der Termin an die Person, die am längsten keinen mehr bekommen hat. So verteilen sich Erstgespräche im Vertrieb oder Beratungstermine gleichmäßig, ohne dass jemand eine Liste führt.

Gewichtungen oder Prioritäten gibt es nicht. Soll eine Person mehr Termine bekommen oder nur bestimmte Anfragen, legen Sie dafür einen eigenen Link mit einer anderen Gruppe an.

Was es kostet

Team kostet 9,90 € pro Organisator und Monat, bis zu 25 Organisatoren. Organisator ist, wer Buchungslinks anlegt. Kolleginnen und Kollegen, die nur ihren Kalender verbinden, damit ihre Verfügbarkeit zählt, laden Sie als Interviewer ein. Interviewer zahlen nichts und können trotzdem Teil eines gemeinsamen oder Round-Robin-Links sein.

Angenommen, in einer Beratungsfirma legen drei Teamleiter die Buchungslinks an, und acht Beraterinnen nehmen an Kundenterminen teil. Dann zahlen Sie für drei Organisatoren, also 29,70 € im Monat.

Business kostet 17,90 € pro Organisator und Monat und ergänzt Audit-Log und Single Sign-on über Microsoft Entra ID. Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) für die Tarife Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate kostenlos.

Google, Microsoft 365 und Zoho gemischt

Jede Person verbindet ihre eigenen Konten: ein Google-Konto, ein Microsoft-365- bzw. Outlook-Konto und ein Zoho-Konto, auf Wunsch alle drei. Bei Google und Microsoft prüft Kalendarius pro Verbindung einen Kalender darauf, wann jemand belegt ist; Titel und Beschreibungen der übrigen Termine speichern wir nicht. Ändert sich ein Kalender, melden Google und Microsoft das, und die freien Zeiten passen sich an. Bei Zoho wählen Sie mehrere Kalender, die Zeiten blockieren, und einen Zielkalender. Wie die Google-Anbindung im Einzelnen funktioniert, steht auf der Seite Online-Terminbuchung mit Google Kalender.

Doppelbuchungen vermeidet das nur, wenn die Termine auch in einem verbundenen Kalender stehen. Ein privater Kalender, der nicht verbunden ist, zählt nicht.

Betriebsrat und § 87 BetrVG

Kolleginnen und Kollegen geben über Kalendarius nur weiter, wann sie frei oder belegt sind, keine Inhalte ihrer Termine. Kalendarius speichert aber die gebuchten Termine je Person, Sie können Termine als erledigt oder nicht erschienen markieren, ab dem Tarif Professional gibt es Auswertungen (Buchungen im Zeitverlauf, gefragte Ereignistypen, Stoßzeiten), und in Business und Enterprise ein Audit-Log.

Technische Einrichtungen, die solche Daten erfassen, können unter die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn deshalb früh ein. Ob und wie Sie das Tool einführen, klären Sie als Arbeitgeber mit dem Betriebsrat.

Was der Team-Terminplaner nicht kann

Round-Robin kennt keine Gewichtung und keine Prioritäten. Räume oder Geräte lassen sich nicht buchen. Im Tarif Team sind höchstens 25 Organisatoren möglich; Interviewer zählen dabei nicht mit. Erinnerungen gehen nur per E-Mail raus, 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin.