Online-Terminbuchung für Ärzte, Therapeuten und Praxen
Das Telefon klingelt mitten in der Sprechstunde, und abends, wenn niemand mehr abnimmt, wollen Patientinnen und Patienten einen Termin. Mit einem Buchungslink erledigen sie das selbst, rund um die Uhr. In einer Praxis verrät allerdings schon ein Termin oft etwas über die Gesundheit. Hier steht, wie Sie Kalendarius in der Praxis einrichten und was Sie selbst regeln müssen.
Kalendarius speichert Buchungen auf Servern in Deutschland und lädt auf Buchungsseiten keine Werbe- oder Analyse-Tracker. Patiententermine dürfen Sie nach unseren Nutzungsbedingungen nur in Business oder Enterprise mit unterzeichnetem AVV verwalten. Dieser AVV ist derzeit in juristischer Prüfung; sprechen Sie uns deshalb an, bevor Sie echte Patiententermine annehmen. Ob und wie Sie Gesundheitsdaten verarbeiten dürfen, entscheidet die Praxis als Verantwortliche.
Warum schon der Termin ein Gesundheitsdatum sein kann
Ein Ereignistyp wie „Erstgespräch Psychotherapie“ oder eine Buchung bei einer onkologischen Praxis lässt Rückschlüsse auf die Gesundheit zu. Solche Angaben gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO, und ihre Verarbeitung ist nur unter den dort genannten Ausnahmen erlaubt. Je weniger ein Buchungsformular abfragt, desto weniger müssen Sie schützen und später löschen.
So richten Sie Kalendarius in der Praxis ein
Benennen Sie Ereignistypen neutral, etwa „Sprechstunde 15 Minuten“ oder „Ersttermin“, und nicht nach Beschwerden oder Diagnosen. Der Name des Ereignistyps wird auch zum Titel des Kalendertermins. Stellen Sie im Formular nur Fragen, die Sie für den Termin wirklich brauchen. Name und E-Mail-Adresse fragt Kalendarius immer ab, dazu kommt ein freiwilliges Notizfeld; schreiben Sie in die Beschreibung des Ereignistyps, dass dort keine Beschwerden eingetragen werden sollen.
Für Neupatienten können Sie die Genehmigung einschalten. Die Anfrage bleibt dann offen, bis Ihr Team sie bestätigt oder ablehnt. Erinnerungen gehen per E-Mail 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin raus, und über den Link in der Bestätigung können Patienten selbst absagen oder verschieben.
Stellen Sie eine kurze Aufbewahrung ein. Abgeschlossene Termine löscht Kalendarius automatisch nach der Frist, die Sie festlegen, höchstens nach 90 Tagen (Persönlich, Professional), 180 Tagen (Team) oder 365 Tagen (Business, Enterprise). Fragt jemand nach Auskunft oder Löschung, schreiben Sie an info@kalendarius.com. Wir schicken Ihnen einen Export seiner Buchungen oder anonymisieren sie über die E-Mail-Adresse: Name, E-Mail-Adresse, Notizen und Einwilligungszeitpunkt werden entfernt. Der Rest des Termins (Zeit, Status, Antworten auf eigene Fragen, Stornogrund) wird mit Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht. Einträge in verbundenen Kalendern bleiben dort.
Mehrere Ärztinnen, Ärzte und Therapeuten
Jede Behandlerin und jeder Behandler kann einen eigenen Buchungslink bekommen. Business enthält auch die Team-Funktionen: Ein Round-Robin-Link gibt einen Termin an die Person, die gerade frei ist und über diesen Link die wenigsten Buchungen hat, etwa für eine offene Sprechstunde. Bezahlt wird pro Organisator; wer nur seinen Kalender verbindet, damit seine Zeiten zählen, zahlt nichts.
Buchungsseiten ohne Werbetracker
Auf öffentlichen Buchungsseiten laden wir keine Werbe- oder Analyse-Tracker: kein Google Ads, kein Meta Pixel, keine Besucherstatistik. Was dort läuft, ist Sentry, ein Dienst zur Fehlererkennung, damit wir Fehler beheben können.
Terminbuchung auf der Praxis-Website
Stellen Sie Ihren Buchungslink dorthin, wo Patientinnen und Patienten nach einem Termin suchen: als Link oder Button auf der Praxis-Website, in Ihre E-Mail-Signatur und in das Google-Unternehmensprofil der Praxis, das Links für Terminvereinbarungen vorsieht. Wer klickt, landet auf Ihrer Buchungsseite bei Kalendarius.
Auf der Praxis-Website selbst wird dafür nichts von Kalendarius geladen, kein Skript und kein Tracker; es ist ein gewöhnlicher Link. Ein einbettbares Widget gibt es nicht.
Hosting, AVV und Schweigepflicht
Anwendung und Datenbank laufen auf Servern von Hetzner in Nürnberg und Falkenstein. Hetzners Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert; das ist Hetzners Zertifikat, Kalendarius selbst ist nicht zertifiziert.
Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) für die Tarife Business (17,90 € pro Organisator und Monat) und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com. Nach unseren Nutzungsbedingungen dürfen Sie Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nur in diesen beiden Tarifen mit unterzeichnetem AVV über Kalendarius verarbeiten. Für echte Patiententermine kommen die Tarife Persönlich, Professional und Team also nicht in Frage, und bevor Sie solche Termine annehmen, sprechen Sie bitte mit uns. Zum Ausprobieren mit Testterminen reicht der Tarif Persönlich.
Verbinden Sie Google Kalender oder Microsoft 365, liegen die gebuchten Termine auch dort und werden nach den Bedingungen dieser Anbieter verarbeitet. Überlegen Sie, ob der Praxiskalender verbunden sein muss, und halten Sie die Namen der Ereignistypen neutral.
Für Ärzte und Psychotherapeuten gilt zusätzlich § 203 StGB: Wer externe Dienstleister einbindet, muss sie zur Verschwiegenheit verpflichten. Ob Kalendarius in Ihrer Praxis dafür passt, entscheiden Sie. Schreiben Sie uns vor dem Einsatz, damit wir die Verschwiegenheitsverpflichtung klären können.
Was Kalendarius nicht kann
Kalendarius ist kein Praxisverwaltungssystem und hat keine Schnittstelle dazu. Es gibt keine SMS-Erinnerungen, keine Raum- oder Gerätebuchung, keine einstellbare Absagefrist und keine Bezahlung bei der Buchung. Ein zertifizierter Anbieter für Videosprechstunden ist Kalendarius nicht.
Kommt Kalendarius für Ihre Praxis in Frage, testen Sie den Ablauf zuerst mit Testterminen: Kostenlos mit dem Tarif Persönlich starten
Häufig gestellte Fragen
Macht Kalendarius unsere Praxis DSGVO-konform?
Nein, das kann ein Buchungstool allein nicht. Wir speichern Buchungen in Deutschland, laden auf öffentlichen Buchungsseiten keine Werbetracker und löschen abgeschlossene Termine nach Ihrer Frist. Rechtsgrundlage, Art.-9-Ausnahme, Datenschutzhinweise und Schweigepflicht bleiben Sache der Praxis.
Welchen Tarif braucht eine Praxis?
Business oder Enterprise. Nach unseren Nutzungsbedingungen dürfen Gesundheitsdaten nur in diesen Tarifen und mit unterzeichnetem AVV über Kalendarius laufen. Dieser AVV ist derzeit in juristischer Prüfung; schreiben Sie an info@kalendarius.com, bevor Sie echte Patiententermine annehmen. Der Tarif Persönlich eignet sich zum Ausprobieren mit Testterminen.
Werden auf der Buchungsseite Tracker geladen?
Keine Werbe- oder Analyse-Tracker, also weder Google Ads noch Meta Pixel. Zur Fehlerbehebung läuft Sentry.
Können Patienten selbst absagen oder verschieben?
Ja, über den Link in der Bestätigungsmail. Eine Frist, ab der das nicht mehr möglich ist, lässt sich nicht einstellen.
Gibt es Erinnerungen per SMS?
Nein. Erinnerungen kommen per E-Mail, 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin. Andere Zeitpunkte lassen sich nicht einstellen.
Welche Kalender kann die Praxis verbinden?
Google Kalender, Microsoft 365 bzw. Outlook und Zoho Calendar. Bei Google und Microsoft zählt pro Verbindung ein Kalender.
Weitere Leitfäden
Checkliste für Terminplanungssoftware nach DSGVO: Rechtsgrundlage, Formularfelder, Hosting, AVV, Kalenderintegrationen und Löschfristen.
Calendly und DSGVO: Was Calendlys AVV, die Speicherung in den USA und das Data Privacy Framework für Unternehmen in Deutschland bedeuten.
Calendly-Alternative aus der EU: Buchungsdaten auf Servern in Nürnberg und Falkenstein, Sync mit Google und Outlook. Kostenlos mit 15 Buchungen im Monat.
Team-Terminplaner: gemeinsame Termine mit mehreren Kollegen oder Verteilung per Round-Robin. 9,90 € pro Organisator, Interviewer zahlen nichts.
Sprechen Sie mit uns, bevor Sie echte Patiententermine annehmen
Der AVV für Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung. Schreiben Sie uns, dann klären wir AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung für Ihre Praxis. Testtermine können Sie schon jetzt kostenlos im Tarif Persönlich anlegen.
Kontakt aufnehmenRechtlicher Hinweis: Diese Seite gibt allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Rechtsgrundlage, Art.-9-Ausnahme und berufliche Schweigepflicht verantwortet die Praxis.