Terminbuchung für Kanzleien: Mandanten buchen die Erstberatung selbst

So buchen Mandanten bei Ihnen

Für jede Beratungsart legen Sie einen Ereignistyp an, etwa „Erstberatung Arbeitsrecht, 30 Minuten“, mit Dauer, Puffer vor und nach dem Termin, Mindestvorlaufzeit und dem Zeitraum, in dem gebucht werden kann. Als Ort wählen Sie Ihre Kanzleiadresse, Telefon, einen automatisch erzeugten Microsoft-Teams- oder Google-Meet-Link oder einen Zoom-Link, den Sie selbst einfügen.

Mit eingeschalteter Genehmigung wird aus einer Buchung zunächst eine Anfrage. Sie bleibt offen, bis Sie zustimmen oder ablehnen, sodass Sie vorher die Kollisionsprüfung machen können. Nach der Bestätigung bekommt der Mandant eine E-Mail mit Kalenderdatei (.ics) und Links zum Absagen und Verschieben, später Erinnerungen 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin.

Outlook und Microsoft 365 in der Kanzlei

Verbinden Sie Ihr Microsoft-365- bzw. Outlook-Konto. Kalendarius prüft pro Verbindung einen Kalender darauf, wann Sie belegt sind, sodass Gerichtstermine und interne Besprechungen die Zeit blockieren. Titel und Inhalte dieser Termine speichern wir nicht. Ändert sich Ihr Kalender, meldet Microsoft das an Kalendarius, und die freien Zeiten passen sich an. Neue Buchungen stehen kurz danach in Outlook.

Eine Schnittstelle zu Kanzleisoftware hat Kalendarius nicht. Es arbeitet mit dem Kalender, den Sie verbinden: Microsoft 365, Google oder Zoho.

Was ins Buchungsformular gehört und was nicht

Fragen Sie nur ab, was Sie für den Termin brauchen. Name und E-Mail-Adresse erfasst Kalendarius immer, dazu kommen ein freiwilliges Notizfeld und die Fragen, die Sie selbst anlegen. Sachverhalt und Unterlagen haben dort nichts verloren; schreiben Sie in die Beschreibung des Ereignistyps, dass Mandanten ihr Anliegen erst im Gespräch schildern. Den Namen der Gegenseite brauchen Sie für die Kollisionsprüfung. Ob Sie ihn im Formular abfragen oder vor der Bestätigung telefonisch klären, entscheiden Sie.

Benennen Sie Ereignistypen neutral, denn ihr Name wird zum Titel des Kalendertermins. „Erstberatung“ verrät weniger als „Erstberatung Insolvenz“.

§ 203 StGB und § 43e BRAO

Wer als Berufsgeheimnisträger externe Dienstleister einbindet, muss sie sorgfältig auswählen und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 203 StGB, § 43e BRAO; für Steuerberater gilt § 62a StBerG). Ob der Vertrag mit einem Anbieter dafür reicht, beurteilt die Kanzlei.

Unser AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) für die Tarife Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com. Angaben zu Straftaten oder zur Gesundheit dürfen Sie nach unseren Nutzungsbedingungen ohnehin nur in diesen Tarifen mit unterzeichnetem AVV verarbeiten, was etwa im Strafrecht oder Arzthaftungsrecht schnell der Fall ist. Für Mandantentermine ist Business deshalb der passende Tarif. Bevor Sie Kalendarius für Mandantentermine einsetzen, schreiben Sie uns, damit wir die Verschwiegenheitsverpflichtung klären. Dass Ihr Einsatz berufsrechtlich zulässig ist, können wir nicht garantieren.

Anwendung und Datenbank laufen auf Servern von Hetzner in Nürnberg und Falkenstein. Verbinden Sie Microsoft 365 oder Google, liegen gebuchte Termine auch dort und werden nach den Bedingungen dieser Anbieter verarbeitet. Für Notarinnen und Notare gelten eigene Regeln (§ 26a BNotO); diese Seite richtet sich an Anwalts- und Steuerkanzleien.

Mehrere Anwältinnen und Anwälte

Wie viele Beratungsarten Sie anbieten können, hängt vom Tarif ab: Persönlich hat einen Ereignistyp, Professional (5,90 € im Monat) fünf, ab Team beliebig viele. Ab Team (9,90 € pro Organisator und Monat, in Business 17,90 €) verteilt ein Round-Robin-Link neue Erstberatungen auf die freie Person mit den wenigsten Buchungen über diesen Link, und ein gemeinsamer Link findet Zeiten, in denen zwei Kolleginnen gleichzeitig können. Wer nur seinen Kalender verbindet, zahlt nichts.

Keine Werbetracker auf der Buchungsseite

Wer einen Termin bei einer Strafverteidigerin oder wegen einer Scheidung bucht, möchte nicht, dass ein Werbenetzwerk davon erfährt. Auf öffentlichen Buchungsseiten lädt Kalendarius weder Google Ads noch Meta Pixel noch andere Werbe- oder Analyse-Tracker. Zur Fehlerbehebung läuft Sentry.

Was Kalendarius nicht kann

Zoom-Links entstehen nicht automatisch, Sie fügen sie selbst ein. Mandanten können bei der Buchung nichts bezahlen, auch keine Gebühr für die Erstberatung. Es gibt keine Schnittstelle zu Kanzleisoftware, keine SMS-Erinnerungen und keine Raumbuchung.