Calendly-Alternative & DSGVO: Buchungsdaten in Deutschland
Kalendarius ist ein Terminbuchungstool aus der EU. Sie teilen einen Link, Ihre Gäste wählen eine freie Zeit aus Ihrem Kalender, und kurz darauf steht der Termin bei Ihnen im Kalender. Die Buchungen speichern wir auf Servern in Deutschland, Ihr Vertragspartner sitzt in Italien, und bezahlt wird nur für die Personen, die Buchungslinks anlegen.
Vergleich mit Calendly (Angaben laut Calendly, Stand September 2026)
| Kriterium | Kalendarius (EU) | Calendly |
|---|---|---|
| Speicherort der Buchungsdaten | ✓ Hetzner-Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein (Deutschland) | US-Rechenzentren von Google Cloud und AWS |
| Vertragspartner | Ugur Akcelik, Turin (Italien) | Calendly LLC (USA) |
| Grundlage für Übermittlungen in die USA | Für die Buchungsdatenbank keine; verbundene Google- oder Microsoft-Kalender sowie Sentry nach deren eigenen Bedingungen | EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln als Rückfallebene |
| AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) | AVV für Business und Enterprise in juristischer Prüfung | Data Processing Addendum (DPA) |
| Abrechnung | ✓ Pro Organisator; wer nur seinen Kalender verbindet, zahlt nichts | Pro Seat, also pro Nutzer |
| Kostenloser Tarif | 1 Ereignistyp, 15 Buchungen im Monat | Auf einen Ereignistyp begrenzt |
Wo Calendly Ihre Daten speichert
Calendly LLC ist ein US-Unternehmen und in Calendlys Bedingungen Ihr Vertragspartner. Laut Calendlys Hilfecenter liegen Nutzer- und Eingeladenendaten in US-Rechenzentren von Google Cloud und AWS. Die Übermittlung in die USA stützt Calendlys Data Processing Addendum auf das EU-US Data Privacy Framework; gilt das nicht mehr, sollen Standardvertragsklauseln greifen.
Diese Übermittlung müssen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abbilden. Manche Auftraggeber, Kanzleien und Praxen wollen Buchungsdaten außerdem lieber in der EU wissen. Was das im Einzelnen bedeutet, steht im Beitrag Ist Calendly DSGVO-konform?
Was bei Kalendarius anders ist
Anwendung und Datenbank laufen auf Servern von Hetzner in Nürnberg und Falkenstein. Betrieben wird Kalendarius von Ugur Akcelik in Turin (USt-IdNr. IT12938420010), Ihr Vertragspartner sitzt also in der EU. Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) nach Art. 28 DSGVO für die Tarife Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com.
Was der Serverstandort nicht abdeckt: Verbinden Sie Google Kalender oder Microsoft 365, landen die Termine auch dort, und Google bzw. Microsoft verarbeiten sie nach ihren eigenen Bedingungen. Zahlungen wickelt Paddle ab, die E-Mails verschickt ein Versanddienstleister, und Fehlerberichte gehen an Sentry, ein US-Unternehmen, das sie in seiner EU-Region speichert. Rechtsgrundlage, Formularfelder und Löschfristen legen Sie als Verantwortlicher selbst fest.
Auf öffentlichen Buchungsseiten laden wir keine Werbe- oder Analyse-Tracker, also weder Google Ads noch Meta Pixel. Zur Fehlersuche läuft dort Sentry.
Bezahlt wird pro Organisator
Organisator ist, wer Buchungslinks anlegt. Kolleginnen und Kollegen, die nur ihren Kalender verbinden, damit ihre freien Zeiten zählen, kosten nichts; in Kalendarius heißt diese Rolle Interviewer. Calendly rechnet laut eigenen Angaben pro Seat ab, also pro Nutzer.
Ein Beispiel: Zwei Recruiterinnen planen Vorstellungsgespräche, vier Fachleute aus der Abteilung sitzen abwechselnd mit im Gespräch. Im Tarif Team zahlen Sie für zwei Organisatoren, also 19,80 € im Monat. Die vier verbinden ihren Kalender als Interviewer.
Was Sie im Alltag damit machen
Für jeden Ereignistyp legen Sie Dauer, Puffer davor und danach, Mindestvorlaufzeit und den Zeitraum fest, wie weit im Voraus gebucht werden kann. Als Ort wählen Sie einen automatisch erzeugten Google-Meet-, Microsoft-Teams- oder Zoho-Meeting-Link, Telefon, ein Treffen vor Ort oder einen eigenen Link, etwa für Zoom.
Gäste sehen die Zeiten in ihrer eigenen Zeitzone. Nach der Buchung bekommen sie eine Bestätigung mit Kalenderdatei (.ics), Links zum Absagen und Verschieben sowie Erinnerungen 24 Stunden und 1 Stunde vorher. Die Buchungsseite zeigt Ihr Logo und Ihre Markenfarbe und kann eigene Fragen stellen. Wer Anfragen erst ansehen möchte, schaltet die Genehmigung ein: Dann bleibt eine Buchung offen, bis Sie zustimmen oder ablehnen.
Jede Person kann ein Google-Konto, ein Microsoft-365- bzw. Outlook-Konto und ein Zoho-Konto gleichzeitig verbinden. Ändert sich etwas in Google oder Microsoft, meldet der Anbieter das an Kalendarius, und die freien Zeiten passen sich an. Mehr dazu auf der Seite Online-Terminbuchung mit Google Kalender.
Die Tarife
Der Tarif Persönlich ist kostenlos: ein Organisator, ein Ereignistyp, 15 Buchungen im Monat. Der Tarif Professional kostet 5,90 € im Monat und bringt fünf Ereignistypen, unbegrenzte Buchungen, Auswertungen und Webhooks. Team kostet 9,90 € pro Organisator und Monat, erlaubt bis zu 25 Organisatoren und beliebig viele Ereignistypen und enthält gemeinsame und Round-Robin-Links (mehr zum Team-Terminplaner).
Business für 17,90 € pro Organisator und Monat ergänzt Audit-Log und Single Sign-on über Microsoft Entra ID; ein AVV für Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung. Enterprise beginnt bei 9.900 € im Jahr. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate kostenlos.
Was Kalendarius nicht kann
Wir importieren nichts aus Calendly. Ein Widget zum Einbetten gibt es nicht, Sie verlinken Ihre Buchungsseite. Zoom-Links entstehen nicht automatisch, Erinnerungen gehen nur per E-Mail zu festen Zeiten raus, Zahlungen bei der Buchung sind nicht möglich, und eine App fürs Smartphone haben wir nicht. Bei Google und Microsoft zählt pro Verbindung ein Kalender.
So wechseln Sie
Legen Sie ein Konto an, verbinden Sie Ihren Kalender und bauen Sie Ihre Ereignistypen nach. Danach tauschen Sie den Link in E-Mail-Signatur, Website und Textvorlagen aus. Termine, die schon über Calendly gebucht sind, bleiben dort; lassen Sie beide Tools parallel laufen, bis diese Termine vorbei sind.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Ereignistypen aus Calendly übernehmen?
Nein, einen Import gibt es nicht. Sie legen Ihre Ereignistypen in Kalendarius neu an und tauschen danach die Links aus.
Ist meine Terminbuchung mit Kalendarius automatisch DSGVO-konform?
Nein, das leistet kein Tool allein. Wir speichern Buchungen in Deutschland und löschen abgeschlossene Termine nach der Frist, die Sie einstellen. Fragt ein Gast nach Auskunft oder Löschung, schreiben Sie an info@kalendarius.com: Wir schicken Ihnen einen Export seiner Buchungen oder anonymisieren sie. Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweise und Formularfelder bleiben Ihre Entscheidung.
Gibt es einen AVV?
Noch nicht. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO für die Tarife Business und Enterprise ist in juristischer Prüfung; Anfrage an info@kalendarius.com. In den Tarifen Persönlich, Professional und Team ist kein AVV enthalten.
Funktioniert Kalendarius mit Outlook und Microsoft Teams?
Ja. Sie verbinden ein Microsoft-365- bzw. Outlook-Konto; Kalendarius prüft dort einen Kalender auf belegte Zeiten und trägt neue Buchungen ein. Wählen Sie Microsoft Teams als Ort, bekommt jede Buchung einen eigenen Teams-Link.
Brauche ich für Round-Robin einen bezahlten Tarif?
Ja. Gemeinsame Termine und Round-Robin gibt es ab dem Tarif Team für 9,90 € pro Organisator und Monat.
Ist Kalendarius eine kostenlose Calendly-Alternative?
Ja, im Tarif Persönlich: ein Organisator, ein Ereignistyp und 15 Buchungen im Monat, ohne Kreditkarte. Der Sync mit Google, Microsoft und Zoho sowie E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen sind enthalten. Unbegrenzte Buchungen gibt es ab dem Tarif Professional.
Weitere Leitfäden
Calendly und DSGVO: Was Calendlys AVV, die Speicherung in den USA und das Data Privacy Framework für Unternehmen in Deutschland bedeuten.
Checkliste für Terminplanungssoftware nach DSGVO: Rechtsgrundlage, Formularfelder, Hosting, AVV, Kalenderintegrationen und Löschfristen.
Team-Terminplaner: gemeinsame Termine mit mehreren Kollegen oder Verteilung per Round-Robin. 9,90 € pro Organisator, Interviewer zahlen nichts.
Online-Terminbuchung per Link: Kunden wählen selbst eine freie Zeit. Terminbuchungstool mit Hosting in Deutschland, kostenlos bis 15 Buchungen im Monat.
Kostenlos starten mit dem Tarif Persönlich
Ein Ereignistyp, 15 Buchungen im Monat, ohne Kreditkarte. Die Buchungsdaten liegen auf Servern in Deutschland.
Kostenloses Konto erstellenCalendly ist eine Marke der Calendly, LLC. Kalendarius ist ein unabhängiges Produkt von Ugur Akcelik (Turin, Italien) und steht in keiner Verbindung zu Calendly. Die Angaben zu Calendly stammen aus Calendlys öffentlicher Dokumentation, Stand September 2026. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.