Alternativa za Calendly, ki podatke hrani v Nemčiji

Zakaj evropske organizacije iščejo alternativo

Pri Calendlyju je pogodbena stranka Calendly LLC, ameriško podjetje. Po navedbah v njegovem centru za pomoč so podatki uporabnikov in povabljencev shranjeni v podatkovnih centrih v ZDA, ki jih upravljata Google Cloud in AWS. Calendlyjeva pogodba o obdelavi podatkov prenos iz EU opira na okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov (DPF), standardne pogodbene klavzule pa predvideva kot rezervo, če bi okvir prenehal veljati.

Za marsikoga je to dovolj. Odvetniška pisarna, ordinacija ali kadrovska služba, ki dela z občutljivimi podatki, pa bo morda raje izbrala orodje s podatkovno bazo v EU. Kaj to pomeni z vidika GDPR, smo opisali v članku Ali je Calendly skladen z GDPR?

Kje so podatki pri Kalendariusu

Aplikacija in podatkovna baza tečeta na Hetznerjevih strežnikih v Nemčiji, v podatkovnih centrih v Nürnbergu in Falkensteinu. Oba centra imata certifikat ISO/IEC 27001. To je Hetznerjev certifikat, Kalendarius sam ni certificiran.

Podatke pa obdelujejo tudi drugi ponudniki. Ko povežete Google Koledar, Outlook ali Zoho, ti ponudniki podatke obdelujejo po svojih pogojih. Plačila in račune vodi Paddle, ki je pri nakupu formalno prodajalec, sporočila pa pošilja ponudnik za dostavo e-pošte. Na javnih straneh za naročanje ni oglaševalskih ali analitičnih sledilnikov, kot sta Google Ads in Meta Pixel. Na njih pa teče Sentry, s katerim odpravljamo napake.

Pogodba o obdelavi podatkov po 28. členu GDPR za paketa Business in Enterprise je v pravnem pregledu; za informacije pišite na info@kalendarius.com. Le v teh dveh paketih in s pogodbo o obdelavi naši pogoji dovoljujejo tudi obdelavo podatkov o zdravju in drugih posebnih vrst osebnih podatkov. Dokončane sestanke Kalendarius samodejno izbriše po roku hrambe, ki ga nastavi vaša organizacija: največ 90 dni v paketih Personale in Professionista, 180 v paketu Team in 365 v paketih Business in Enterprise.

Plačate organizatorje, ne vse ekipe

Calendly obračunava po uporabniku. Pri nas plačate samo organizatorje, ki ustvarjajo povezave za naročanje. Kolegi, ki le povežejo svoj koledar, da Kalendarius upošteva njihovo zasedenost, so brezplačni. Pri panelnem razgovoru s tremi izpraševalci tako plačate enega organizatorja, ne treh. Za kadrovske službe imamo ločeno stran o naročanju na zaposlitvene razgovore.

Paket Personale je brezplačen: en organizator, ena vrsta sestanka in 15 sestankov na mesec. Professionista stane 5,90 € na mesec in prinese pet vrst sestankov, neomejeno število sestankov, analitiko in webhooke. Team stane 9,90 € na organizatorja na mesec, podpira do 25 organizatorjev ter doda skupinsko naročanje in krožno dodelitev. Business za 17,90 € na organizatorja na mesec doda revizijsko sled in enotno prijavo z Microsoft Entra ID, pogodba o obdelavi za paketa Business in Enterprise pa je v pravnem pregledu. Enterprise stane od 9.900 € na leto. Pri letnem plačilu sta dva meseca brezplačna.

Kako deluje naročanje

Povežete koledar, nastavite delovni čas in delite povezavo. Gost na javni strani izbere termin, ki ga vidi v svojem časovnem pasu. Prejme potrditev z datoteko .ics in povezavama za odpoved in prestavitev, pozneje pa še dva opomnika po e-pošti, 24 ur in eno uro pred sestankom.

Pri vsaki vrsti sestanka določite trajanje, premor pred sestankom in po njem, minimalni čas vnaprejšnjega naročanja in kako daleč vnaprej se lahko ljudje naročijo. Kot lokacijo izberete Google Meet, Microsoft Teams ali Zoho Meeting, povezavo za videoklic pa Kalendarius ustvari sam. Lahko izberete tudi telefon, osebni sestanek ali lastno povezavo, na primer za Zoom. Če želite rezervacije pregledati, vklopite ročno potrditev: zahteva čaka, dokler je ne odobrite ali zavrnete.

Pri Googlu in Microsoftu Kalendarius preverja zasedenost enega koledarja na povezavo in ne shranjuje naslovov vaših drugih dogodkov. Ko se koledar spremeni, Google oziroma Microsoft o tem obvesti Kalendarius, zato se prosti termini posodobijo brez vašega posredovanja. Nova rezervacija se v koledarju pojavi nekaj trenutkov po naročilu. Več o tem piše v vodniku za spletno naročanje terminov.

Česa Kalendarius ne zna

Obstoječih povezav iz Calendlyja ni mogoče uvoziti, zato vrste sestankov nastavite na novo. Pripomočka za vgradnjo na spletno stran nimamo, povezavo delite ali jo dodate na stran kot gumb. Povezav za Zoom ne ustvarjamo samodejno, opomniki so samo po e-pošti in ob stalnih časih, plačil ob rezervaciji ne pobiramo, mobilne aplikacije pa ni.