Ali je Calendly skladen z GDPR? Kaj preveriti pred uporabo

Kaj o podatkih piše Calendly

Pogodbena stranka v Calendlyjevih pogojih uporabe je ameriško podjetje Calendly LLC. V centru za pomoč Calendly navaja, da podatke uporabnikov in povabljencev hrani v podatkovnih centrih v ZDA, ki jih upravljata Google Cloud in AWS. Podobdelovalci so našteti na posebni strani.

Pogodba o obdelavi podatkov prenose v ZDA opira na okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov (DPF). Če bi okvir prenehal veljati, pogodba kot rezervo predvideva standardne pogodbene klavzule.

Kaj to pomeni za vašo organizacijo

Za okvir DPF je Evropska komisija julija 2023 sprejela sklep o ustreznosti po 45. členu GDPR, zato prenos na tej podlagi ne potrebuje posebnega dovoljenja, dokler sklep velja. Prejšnji okvir, Privacy Shield, je Sodišče EU leta 2020 razveljavilo s sodbo Schrems II (C-311/18), zato je smiselno poznati tudi rezervno pot. Pri standardnih pogodbenih klavzulah (46. člen) je ocena učinka prenosa (TIA) običajen korak.

Odgovornost ostane pri vas kot upravljavcu: vi določite pravno podlago, katere podatke zbirate in kako dolgo jih hranite. Če imate pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov (DPO), jo vključite v odločitev. V Sloveniji poleg GDPR velja še Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), nadzor pa izvaja Informacijski pooblaščenec.

Občutljivi podatki v obrazcih za naročanje

Tudi kratek obrazec lahko pove veliko. Ime vrste sestanka, na primer »Posvet o zdravljenju« ali »Disciplinski razgovor«, ali odgovor na vprašanje po meri lahko razkrije podatke o zdravju ali druge posebne vrste osebnih podatkov iz 9. člena GDPR. Takrat veljajo strožja pravila, ne glede na to, katero orodje uporabljate. V Prilogi I objavljene Calendlyjeve pogodbe o obdelavi podatkov, ki velja od 1. junija 2026, piše, da stranke Calendlyju ne smejo posredovati posebnih vrst osebnih podatkov, kot so podatki o zdravju. Če že sama rezervacija razkriva zdravniški obisk, je ne vodite prek Calendlyja, dokler se ne posvetujete s pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov (DPO).

Sprašujte le, kar res potrebujete za sestanek, in preverite, kaj se izpiše v potrditvenih sporočilih in v koledarju. Podatke o zdravju in druge posebne vrste osebnih podatkov naši pogoji uporabe dovoljujejo samo v paketih Business ali Enterprise s pogodbo o obdelavi podatkov. Ta pogodba je trenutno v pravnem pregledu; za informacije pišite na info@kalendarius.com.

Kako je urejeno pri Kalendariusu

Aplikacija in podatkovna baza Kalendariusa tečeta na Hetznerjevih strežnikih v Nemčiji, v podatkovnih centrih v Nürnbergu in Falkensteinu, ki imata certifikat ISO/IEC 27001. Certifikat je Hetznerjev, ne naš. Gostovanje v Nemčiji pa ne pokrije vsega: povezani koledarji Google, Microsoft in Zoho obdelujejo podatke po svojih pogojih, plačila vodi Paddle, e-pošto pošilja ponudnik za dostavo e-pošte, poročila o napakah prejema Sentry (ameriško podjetje, ki jih hrani v svoji regiji EU), vi kot upravljavec pa še vedno določite pravno podlago, obrazce in roke hrambe.

Na javnih straneh za naročanje ni oglaševalskih ali analitičnih sledilnikov, kot sta Google Ads in Meta Pixel, za odpravljanje napak pa tam teče Sentry. Dokončane sestanke Kalendarius samodejno izbriše po roku hrambe, ki ga nastavite: največ 90 dni v paketih Personale in Professionista, 180 v paketu Team in 365 v paketih Business in Enterprise. Če gost zahteva izbris, pišite na info@kalendarius.com in njegove rezervacije bomo anonimizirali po e-poštnem naslovu: odstranimo ime, e-poštni naslov, opombe in čas privolitve. Preostanek zapisa (čas, status, odgovori na vprašanja po meri, razlog za odpoved) se izbriše ob izteku vašega roka hrambe. Dogodki, ki so že vpisani v povezan koledar, ostanejo tam. Na zahtevo vam lahko pošljemo tudi izvoz rezervacij posameznega gosta. Pogodba o obdelavi podatkov za paketa Business in Enterprise je v pravnem pregledu; za informacije pišite na info@kalendarius.com.

Cene in funkcije obeh orodij primerjamo na strani alternativa za Calendly. Za ordinacije, pisarne in druge storitvene dejavnosti je tu še vodnik za spletno naročanje terminov. Če želite Kalendarius preizkusiti s svojim koledarjem, začnite brezplačno s paketom Personale.