Kako pospešiti zaposlovanje: kandidati naj sami rezervirajo razgovor

Zakaj usklajevanje razgovorov upočasni zaposlovanje

Običajni postopek se začne s pregledom prijav in izborom zanimivih kandidatov. Kadrovik vsakemu pošlje vprašanje o razpoložljivosti. Kandidati predlagajo ure, kadrovik preveri službeni koledar in odgovori. Če je predlagani termin že zaseden, sledi novo dopisovanje. Srečanje je potrjeno šele po teh izmenjavah. Pri več odprtih delovnih mestih se nedokončani pogovori hitro kopičijo.

Čas za organizacijo ločite od časa za ocenjevanje. Pregled portfelja, priprava ustreznih vprašanj in pogovor z vodjo pomagajo pri izbiri. Ponovno preverjanje prostega četrtkovega popoldneva pomeni predvsem administrativno delo. Spletna rezervacija lahko zmanjša to delo, ne da bi skrajšala vsebinsko obravnavo kandidata.

Če želite skrajšati čas do zaposlitve, preverite, kje vaš postopek čaka. Poleg terminov so lahko ovira pozne povratne informacije ali nejasne odobritve ponudbe. Lažje načrtovanje pomaga prej določiti razgovor, vendar ne zagotavlja hitrejše zaposlitve ali boljše kadrovske odločitve.

Samostojna rezervacija: kandidat izbere ponujeni termin

Kadrovik poveže službeni koledar s Kalendariusom, ustvari vrsto dogodka za razgovor in določi razpoložljivost rezervacijske povezave. Povezavo pošlje kandidatom iz ožjega izbora. Ti si ogledajo ponujene termine in izberejo ustreznega. Rezervacija se zabeleži v Kalendariusu; potrjene sestanke je mogoče prek podprtih povezav dodati tudi v povezane koledarje.

Kandidat nima dostopa do zasebnih dogodkov kadrovika: ne vidi njihovih naslovov, udeležencev ali opomb. Vidi termine, ki jih lahko rezervira. Kadrovik še naprej določa, koga povabi, trajanje razgovora in ure, ki jih ponudi. Samostojna rezervacija sledi izboru kandidatov in ne nadomešča pregleda njihovih prijav.

Prednosti za kadrovsko službo in vodje

Manj e-pošte o terminih pomeni manj odprtih pogovorov in začasnih predlogov, ki jih morate spremljati. Kandidat lahko rezervira, ko prebere vabilo, brez čakanja na nov odgovor. Kadrovik medtem pregleduje druge prijave ali pripravlja vprašanja. Naslednji korak je jasnejši za obe strani.

Namenska obdobja za razgovore omogočajo boljši pregled nad delovnim dnem. Enotno trajanje in odmori pred sestanki ali po njih pustijo prostor za pripravo in zapiske. Potrjene rezervacije so zbrane v urejenem pregledu, namesto da bi ostale razpršene po sporočilih. To pomaga pri sočasni obravnavi več kandidatov.

Preverjanje zasedenosti povezanih koledarjev in že potrjenih sestankov v Kalendariusu pomaga zmanjšati prekrivanja. Povezave morajo delovati, obveznosti pa morajo biti ažurne. Sestanka, shranjenega samo v nepovezanem koledarju, ni mogoče zanesljivo upoštevati. Nastavitve preverite ob spremembah odgovornosti ali službenih koledarjev.

Praktični primer: 15 kandidatov za prvi razgovor

Maja organizira uvodne razgovore s 15 kandidati. Po e-pošti vsakega vpraša po razpoložljivosti, odgovore primerja s koledarjem in predlaga ure. Nekateri odgovorijo, ko je termin že zaseden; drugi potrebujejo drugo možnost. Spremljati mora potrjene sestanke in pogovore, ki še čakajo na odgovor.

Pri samostojni rezervaciji Maja ustvari eno povezavo za ta format razgovora in jo vstavi v vsako vabilo. Kandidati sami izberejo med ponujenimi termini. Potrjeni sestanki v Kalendariusu zasedejo svoj čas za naslednje rezervacije; povezani koledarji prispevajo druge obveznosti k preverjanju razpoložljivosti.

Maja še naprej spremlja rezervacije, pomaga osebam brez primernega termina in se pripravi na vsak razgovor. Povezava zmanjša ponavljajoče se dogovarjanje, ne osebne podpore. Primerjajte lastno število sporočil in čakanje med vabilom ter rezervacijo, namesto da bi predpostavili določeno število prihranjenih ur.

1. Povežite in preverite službeni koledar

Po ustvarjanju računa odprite nastavitve koledarja in povežite Google Calendar, Microsoft 365 ali Zoho Calendar. Izberite službeni račun z obveznostmi, ki morajo vplivati na razpoložljivost za razgovore. Pri Zohu preverite koledarje za preverjanje prekrivanj in izberite ciljni koledar z dovoljenjem za pisanje. Oglejte si vodič za Zoho Calendar.

Preverite, ali povezava zahteva ponovno dovoljenje in ali so zasedeni dogodki pravilno upoštevani. Sinhronizacija je odvisna od dovoljenj in dosegljivosti zunanjega ponudnika. Dogodki v Googlu in Microsoftu nastajajo z obdelavo rezervacije v ozadju. Potrditev v Kalendariusu zato sama ne dokazuje, da je uspela vsaka zunanja posodobitev.

2. Ustvarite vrsto razgovora in rezervacijsko povezavo

Ustvarite vrsto dogodka z razumljivim naslovom, na primer uvodni razgovor, in določite enotno trajanje. Opišite namen srečanja ter izberite kraj ali način izvedbe. Če potrebujete čas za pripravo ali zapis povratnih informacij, nastavite odmor pred razgovorom ali po njem.

Ustvarite pripadajočo povezavo, izberite izvajalca razgovora in nastavite dneve, ure, časovni pas ter najmanjši čas do začetka rezerviranega sestanka. Ponudite le termine, ki jih lahko spoštujete. Pred pošiljanjem odprite javno stran in naredite poskusno rezervacijo. Preverite prikazano uro, potrditev in dogodek v koledarju.

Za ta postopek zadostuje en izvajalec razgovora. Skupinsko usklajevanje in round-robin zahtevata paket Team ali višji, če potrebujete več udeležencev ali razporejanje med kadroviki. Brezplačni Starter vključuje eno povezavo in navedeno omejitev 15 sestankov mesečno. Pred uporabo primera s 15 kandidati preverite preostalo kvoto.

3. Delite povezavo in spremljajte potrjene razgovore

Kopirajte URL na strani rezervacijskih povezav in ga dodajte v e-pošto ali obstoječi zaposlitveni postopek. Deljenje naslova ne predpostavlja integracije s sistemom ATS. Navedite delovno mesto, fazo izbora, trajanje, način izvedbe in pričakovano pripravo. Ponudite kontakt za kandidate, ki ne najdejo primerne ure.

Rezervacije spremljajte v pregledu sestankov in preverjajte povezane koledarje. Če povezava zahteva odobritev, zahteva ostane v čakanju do potrditve; to pojasnite v vabilu. Sporočila o rezervaciji vsebujejo povezave za odpoved ali spremembo termina glede na pravila dogodka. Spremljajte spremembe, da se ekipa pripravi na aktualni sestanek.

Dobre prakse pri spletnem naročanju na razgovore

Ponudite več razumnih obdobij za razgovore in ohranite enako trajanje za primerljive faze. Povezavo pošljite kmalu po uvrstitvi kandidata v ožji izbor. Čas za pripravo in odmori naj pomagajo pri organizaciji, ne omejijo izbire na skoraj nič. Že rezerviran termin naj ne postane novo dopisovanje o uri.

Jasno povejte, ali bo razgovor na spletu, po telefonu ali v živo, in dodajte razumljiva navodila za udeležbo. Preverite časovne pasove za kandidate drugje. Ohranite osebno pomoč, kadar kandidat potrebuje drug termin ali podporo pri rezervaciji.

Koledarji naj bodo ažurni, zbirajte pa le podatke, potrebne za organizacijo. Ocene kandidatov in občutljivi podatki ne sodijo v opombe pri rezervaciji. Preverite obvestilo kandidatom, dostop in roke hrambe skupaj z informacijami o zasebnosti Kalendarius. Uporaba programske opreme sama ne zagotavlja skladnosti zaposlitvenega postopka z veljavnimi obveznostmi.

Merite organizacijo in ohranite pozornost pri izbiri

Začnite z eno fazo in spremljajte čas od vabila do rezervacije, nedokončane pogovore, prestavitve ter vprašanja kandidatov. Na tej osnovi prilagodite razpoložljivost ali navodila. Organizacijske kazalnike ločite od kakovosti ocenjevanja in rezultatov zaposlovanja.

Manj zapletov pri načrtovanju pomeni več pozornosti za prijave, vprašanja in pogovore. Več možnosti opisuje vodič za načrtovanje kadrovskih intervjujev. Začnite z jasnim formatom razgovora, preverjeno koledarsko povezavo in vabilom, ki kandidatu omogoča takojšnjo rezervacijo.