Kalendarius, een Europees Calendly-alternatief

Waarom je naar een alternatief kijkt

Calendly LLC is een Amerikaans bedrijf en de contractpartij in de voorwaarden van Calendly. Volgens het helpcentrum van Calendly staan gegevens van gebruikers en genodigden in Amerikaanse datacenters van Google Cloud en AWS. De verwerkersovereenkomst van Calendly regelt die doorgifte via het EU-US Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen (SCC's) als terugvaloptie.

Voor veel organisaties volstaat dat. Maar als verwerkingsverantwoordelijke moet jij die doorgifte onder hoofdstuk V van de AVG kunnen uitleggen: aan je functionaris gegevensbescherming, aan een klant of aan de Autoriteit Persoonsgegevens (in België de Gegevensbeschermingsautoriteit).

Het tweede punt is geld. Calendly rekent per gebruiker. Bij Kalendarius betalen alleen organisatoren, de mensen die boekingslinks maken.

Hoe het werkt

Je koppelt je agenda: één Google-account, één Microsoft 365/Outlook-account en één Zoho-account, ook tegelijk. Bij Google en Microsoft kijkt Kalendarius naar vrij en bezet in de gekoppelde agenda, één agenda per koppeling. Titels en beschrijvingen van je andere afspraken slaan we niet op. Verandert er iets in je agenda, dan krijgt Kalendarius een seintje van Google of Microsoft en schuiven de vrije tijden vanzelf mee.

Per afspraaktype stel je de duur in, buffers voor en na, de minimale kennisgeving en hoe ver vooruit mensen kunnen boeken. Als locatie kies je een Google Meet-, Microsoft Teams- of Zoho Meeting-link die automatisch wordt aangemaakt, of telefoon, een adres of een eigen link, bijvoorbeeld van Zoom.

Je gast kiest een tijd op je boekingspagina en ziet die in de eigen tijdzone. Daarna volgt een bevestigingsmail met een .ics-bestand en links om te annuleren of te verplaatsen, plus een herinnering per mail 24 uur en 1 uur van tevoren. Kort na de boeking staat de afspraak in je agenda. Wil je eerst zelf beoordelen, zet dan goedkeuring aan: het verzoek blijft openstaan tot jij het goedkeurt of afwijst.

De boekingspagina toont je logo en merkkleur en kan eigen vragen stellen. Er laden geen advertentie- of analysetrackers, dus geen Google Ads en geen Meta Pixel. Wel draait Sentry, zodat we fouten kunnen opsporen.

Plannen met een team

Vanaf het Team-abonnement maak je links voor meerdere mensen. Een collectieve link toont alleen tijden waarop iedereen die je kiest vrij is, en de afspraak komt in al hun agenda's. Een round-robin-link geeft de boeking aan de vrije collega met de minste boekingen via die link. Gewichten of voorrangsregels zijn er niet.

Collega's die alleen hun agenda koppelen zodat hun beschikbaarheid meetelt, betalen niets.

Wat het kost

Het abonnement Persoonlijk is gratis: 1 organisator, 1 afspraaktype en 15 boekingen per maand. Het abonnement Professional kost €5,90 per maand, met 5 afspraaktypes, onbeperkt veel boekingen, statistieken en webhooks. Team kost €9,90 per organisator per maand, voor maximaal 25 organisatoren, met onbeperkt veel afspraaktypes en collectieve en round-robin-links.

Business kost €17,90 per organisator per maand en voegt een auditlog en single sign-on via Microsoft Entra ID toe. Een verwerkersovereenkomst voor Business en Enterprise wordt nu juridisch getoetst; vraag ernaar via info@kalendarius.com. Enterprise begint bij €9.900 per jaar. Jaarlijks betalen geeft twee maanden gratis.

Wat EU-hosting wel en niet regelt

Applicatie en database draaien op servers van Hetzner in Neurenberg en Falkenstein. Hetzner heeft voor die datacenters een ISO/IEC 27001-certificaat; Kalendarius zelf is niet gecertificeerd. Een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG voor Business en Enterprise wordt nu juridisch getoetst; vraag ernaar via info@kalendarius.com.

Niet alles blijft bij ons. Koppel je Google of Microsoft, dan verwerken zij je agendagegevens onder hun eigen voorwaarden. Paddle regelt betalingen en facturen, een e-maildienst verstuurt de mails en foutrapporten gaan naar Sentry, een Amerikaans bedrijf dat ze in zijn EU-regio bewaart. Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt de grondslag, de vragen op je formulier en hoe lang je gegevens bewaart. Afgeronde afspraken verdwijnen automatisch na de bewaartermijn die je instelt: maximaal 90 dagen bij Persoonlijk en Professional, 180 bij Team en 365 bij Business en Enterprise. Vraagt een gast om verwijdering, mail dan naar info@kalendarius.com. Wij anonimiseren dan de boekingen op e-mailadres: naam, e-mailadres, notities en het tijdstip van toestemming worden gewist. De rest van de afspraak (tijd, status, antwoorden op eigen vragen, reden van annulering) wordt verwijderd aan het eind van je bewaartermijn. Afspraken die al in een gekoppelde agenda staan, blijven daar staan. We kunnen je ook een export van de boekingen van een gast sturen. Zie ook onze uitleg over Calendly en de AVG.

Wat Kalendarius niet doet

Voordat je overstapt: dit kan Kalendarius niet. We maken geen Zoom-links aan; die plak je zelf. Herinneringen gaan alleen per mail en op vaste momenten, dus geen sms, geen WhatsApp en geen eigen tijdstippen. Er is geen widget voor je website, alleen een link. Je kunt geen betaling vragen bij het boeken, er is geen mobiele app en we importeren niets uit Calendly.

Overstappen

Maak gratis een account aan met het abonnement Persoonlijk, koppel je agenda, zet je afspraaktypes opnieuw klaar en doe een proefboeking. Vervang daarna de oude link in je e-mailhandtekening en op je website. Afspraken die al in Calendly geboekt zijn, handel je daar af.