Online afspraken plannen via je eigen boekingspagina

Waarom plannen per mail of telefoon blijft haken

Wie afspraken per mail of telefoon regelt, kent het patroon. Je noemt een paar tijden, de ander kan net niet, en intussen houd je bij welke momenten je al aan iemand anders hebt beloofd.

Online afspraken plannen draait dat om. Jij legt één keer vast wanneer je beschikbaar bent. Je klant, leerling of deelnemer kiest daarna zelf een moment dat nog vrij is, ook 's avonds of in het weekend, zonder dat jij hoeft te reageren.

Zo stel je de afsprakenplanner in

Je begint met een afspraaktype, bijvoorbeeld een kennismaking van 30 minuten. Daarin stel je de duur in, een buffer voor en na (handig als je moet reizen of een gesprek wilt uitwerken) en de locatie.

Op de boekingslink bepaal je de minimale kennisgeving, zodat niemand een afspraak over tien minuten vastlegt, en hoe ver vooruit mensen kunnen boeken. Wil je eerst zien wie er komt, zet dan Goedkeuring vereist aan. De aanvraag blijft dan openstaan tot jij hem goedkeurt of afwijst.

De boekingspagina toont je logo en merkkleur en kan eigen vragen stellen, zoals het onderwerp van het gesprek of een klantnummer. Je gast ziet alle tijden in de eigen tijdzone.

Na het boeken krijgt je gast een bevestigingsmail met een .ics-bestand en links om te annuleren of te verplaatsen, en een herinnering per mail 24 uur en 1 uur vooraf. In je dashboard zie je komende, openstaande en eerdere afspraken, en markeer je een afspraak als afgerond of no-show.

Je agenda en videolinks

Je koppelt een Google-account, een Microsoft 365/Outlook-account en een Zoho-account, desnoods alle drie tegelijk. Bij Google en Microsoft leest Kalendarius alleen of je vrij of bezet bent, in één agenda per koppeling; wat er in je andere afspraken staat, bewaren we niet. Bij Zoho kies je meerdere agenda's die tijd blokkeren, plus een agenda waarin boekingen komen. Meer daarover in de uitleg over Zoho Calendar.

Zet je in Google of Outlook een nieuwe afspraak, dan krijgt Kalendarius daar bericht van en verdwijnt dat tijdstip van je boekingspagina. Een nieuwe boeking staat kort daarna in je agenda.

Als locatie kies je een Google Meet-, Microsoft Teams- of Zoho Meeting-link, die per afspraak automatisch wordt aangemaakt. Je kunt ook telefoon, een adres of een eigen link kiezen, bijvoorbeeld van Zoom.

Wat het kost

Het abonnement Persoonlijk is gratis: 1 organisator, 1 afspraaktype en 15 boekingen per maand.

Het abonnement Professional kost €5,90 per maand, met 5 afspraaktypes, onbeperkt veel boekingen, statistieken en webhooks. Team kost €9,90 per organisator per maand, voor maximaal 25 organisatoren. Daarmee maak je collectieve links, die alleen tijden tonen waarop alle gekozen collega's vrij zijn, en round-robin-links, die de boeking geven aan de vrije collega met de minste boekingen via die link.

Business kost €17,90 per organisator per maand en voegt een auditlog, single sign-on via Microsoft Entra ID en een getekende verwerkersovereenkomst toe. Enterprise begint bij €9.900 per jaar. Bij jaarlijkse betaling krijg je twee maanden gratis. Alleen organisatoren betalen; collega's die alleen hun agenda koppelen zodat hun beschikbaarheid meetelt, zijn gratis.

Waar je gegevens staan

De applicatie en de database draaien op servers van Hetzner in Neurenberg en Falkenstein, Duitsland. Hetzner heeft voor die datacenters een ISO/IEC 27001-certificaat; Kalendarius zelf heeft geen certificering. Op je boekingspagina laden geen advertentie- of analysetrackers, wel foutmonitoring via Sentry.

Hosting in Duitsland regelt niet alles. Koppel je Google, Microsoft of Zoho, dan verwerken die je agendagegevens onder hun eigen voorwaarden. En jij blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je klanten: jij bepaalt de grondslag, welke vragen je stelt en hoe lang je afspraken bewaart. Afgeronde afspraken worden automatisch verwijderd na de termijn die je instelt, maximaal 90 dagen bij Persoonlijk en Professional, 180 bij Team en 365 bij Business en Enterprise. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens horen alleen op Business of Enterprise, met een getekende verwerkersovereenkomst. Zie ook de privacyverklaring.

Wat Kalendarius niet doet

Herinneringen gaan alleen per mail en op vaste tijden: geen sms, geen WhatsApp en geen eigen tijdstippen. Er is geen widget om in je website in te bouwen; je zet de link op je site of in je e-mailhandtekening. Je kunt bij het boeken geen betaling vragen, er is geen mobiele app, je reserveert er geen ruimtes of apparatuur mee en Zoom-links maken we niet automatisch aan.