Prenotazioni online e GDPR: la guida pratica
Un sistema di prenotazione appuntamenti raccoglie dati personali di persone che non hanno alcun rapporto con te prima di quel momento. Ecco cosa serve davvero per farlo in modo conforme, senza trasformarlo in un progetto di sei mesi.
Individua la base giuridica corretta
La base giuridica dipende dallo scopo e dal rapporto con la persona che prenota. Quando una persona richiede un appuntamento, l'esecuzione di misure precontrattuali o di un contratto può essere pertinente; valuta il processo concreto invece di presumere sempre il consenso.
Finalità aggiuntive, come newsletter o marketing, vanno valutate separatamente dalla prenotazione. Chiedi al fornitore se il modulo supporta campi facoltativi e consensi separati, quando sono necessari per il tuo processo.
Raccogli il minimo indispensabile
Nome, email e fascia oraria bastano per confermare un incontro. Il numero di telefono ha senso solo se lo usi davvero per i promemoria. Ogni campo aggiuntivo del modulo è un dato che dovrai conservare, proteggere e cancellare.
Presta attenzione al campo note: le persone possono inserirvi spontaneamente informazioni sanitarie o personali. Valuta se questo campo è necessario e se, nel tuo contesto, le risposte possono rivelare categorie particolari di dati.
Verifica dove finiscono i dati
Chiediti chi è il titolare e chi è il responsabile del trattamento, dove viene ospitato il servizio principale e se i sub-responsabili o le integrazioni trasferiscono dati verso Paesi terzi. L'hosting nell'UE chiarisce la posizione dell'infrastruttura principale, ma non risponde da solo a tutte le domande sui trasferimenti.
Verifica anche i sub-responsabili per email, hosting, supporto e analisi e i dati ricevuti dalle integrazioni con Google Calendar o Microsoft 365. Per l'analisi specifica di Calendly, consulta la guida su DPA e ubicazione dei dati.
Conservazione, diritti e tracciabilità
Definisci per quanto tempo conservi lo storico degli appuntamenti e documenta la scelta. Prevedi come rispondere a una richiesta di accesso o di cancellazione: se richiede di aprire un ticket al fornitore e attendere giorni, hai un problema operativo.
Chiedi al fornitore come individuare i dati di una persona e come gestire richieste di accesso o cancellazione. Un registro delle modifiche può essere utile in alcuni flussi di lavoro; la sua necessità dipende dall'organizzazione e dal contesto.
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