Un'alternativa italiana a Calendly, ospitata in Germania

Perché si cerca un'alternativa a Calendly

Il primo motivo sono i dati. Secondo la documentazione di Calendly, il contratto si firma con Calendly LLC, società statunitense, e i dati di utenti e invitati stanno in data center negli Stati Uniti gestiti da Google Cloud e AWS. Il trasferimento è coperto dal Data Privacy Framework UE-USA, con le clausole contrattuali standard come riserva. È una base legale, ma resta un trasferimento extra-UE da documentare. I dettagli sono nell'analisi su Calendly e GDPR.

Il secondo motivo è il prezzo. Calendly fattura per utente. Da noi paga solo chi crea i link di prenotazione: i colleghi che collegano il calendario solo perché la loro disponibilità conti, come gli altri membri di una commissione, non pagano.

Come funziona Kalendarius

Crei un tipo di evento e scegli durata, pausa prima e dopo, preavviso minimo e con quanto anticipo si può prenotare. Se come luogo indichi Google Meet, Microsoft Teams o Zoho Meeting, il link della riunione lo generiamo noi per ogni appuntamento. Altrimenti: telefono, un indirizzo o un link che incolli tu, per esempio di Zoom.

Ogni utente può collegare un account Google, uno Microsoft 365 o Outlook e uno Zoho, anche tutti insieme. Su Google e Microsoft guardiamo solo se il calendario è libero o occupato, senza salvare titoli e descrizioni dei tuoi impegni. Quando il calendario cambia, gli orari liberi si aggiornano da soli, e ogni nuova prenotazione compare nel tuo calendario pochi istanti dopo.

Chi prenota vede gli orari nel proprio fuso orario, su una pagina con il tuo logo e il colore del tuo marchio, e risponde alle domande che hai aggiunto. Riceve un'email di conferma con il file .ics, i link per annullare o spostare e due promemoria via email, 24 ore e un'ora prima. Il link può anche richiedere la tua approvazione: la richiesta resta in attesa finché non la accetti o la rifiuti.

Appuntamenti di team

Dal piano Team in su hai due tipi di link condivisi. Il link collettivo mostra solo gli orari in cui tutti gli host scelti sono liberi e mette l'evento nel calendario di ciascuno. Il round-robin assegna la prenotazione all'host libero che ha ricevuto meno prenotazioni da quel link, contando quelle confermate e quelle in attesa; a parità, tocca a chi è stato assegnato meno di recente.

Dove stanno i dati e cosa resta fuori

Applicazione e database girano su server Hetzner in Germania, a Norimberga e Falkenstein. I data center di Hetzner sono certificati ISO/IEC 27001; la certificazione è loro, Kalendarius non ne ha di proprie. Sulle pagine di prenotazione non ci sono tracker pubblicitari o di analisi (niente Google Ads, niente Meta Pixel), solo Sentry per individuare gli errori.

Non tutto però resta su quei server. Se colleghi Google o Microsoft, quei fornitori trattano i dati del calendario secondo le loro condizioni; le email partono tramite un servizio di invio, l'abbonamento si paga tramite Paddle e le segnalazioni di errore vanno a Sentry, società statunitense che le conserva nella sua regione UE. Base giuridica, campi del modulo e tempi di conservazione li decidi tu, come titolare del trattamento.

Quanto costa

Il piano Personale è gratuito: un organizzatore, un tipo di evento, 15 prenotazioni al mese. Professionista costa €5,90 al mese e porta i tipi di evento a 5, con prenotazioni illimitate, statistiche e webhook. Team costa €9,90 per organizzatore al mese, fino a 25 organizzatori, con tipi di evento illimitati e link collettivi e round-robin. Business, a €17,90 per organizzatore al mese, aggiunge audit log e single sign-on con Microsoft Entra ID. Enterprise parte da €9.900 all'anno. Un accordo sul trattamento dei dati (DPA) per i piani Business ed Enterprise è in revisione legale; per informazioni scrivi a info@kalendarius.com.

Con la fatturazione annuale due mesi sono gratis.

Cosa Kalendarius non fa

Meglio saperlo prima. Non c'è un widget da incorporare nel sito: si condivide un link. I promemoria sono solo via email, agli orari fissi di 24 ore e un'ora prima, quindi niente SMS o WhatsApp. Non si incassano pagamenti alla prenotazione e non esiste un'app mobile. Su Google e Microsoft conta un solo calendario per connessione (più calendari si possono scegliere solo con Zoho), e il round-robin non prevede pesi o priorità.

Passare da Calendly

Non importiamo nulla da Calendly. Colleghi il calendario, ricrei a mano i tipi di evento, fai una prenotazione di prova e poi sostituisci il link nella firma email e sul sito. Tieni attivo il vecchio account finché non sono passati gli appuntamenti già fissati lì.