Une alternative européenne à Calendly, hébergée en Allemagne

Pourquoi chercher une alternative à Calendly ?

Calendly fait bien son travail. Pour une entreprise européenne, la question est surtout de savoir où vont les données. D'après sa documentation, les données des utilisateurs et des invités sont stockées aux États-Unis, dans des centres de données de Google Cloud et AWS. Le contrat est conclu avec Calendly LLC, société américaine, et son DPA encadre les transferts par le Data Privacy Framework UE-États-Unis, avec les clauses contractuelles types en secours.

C'est un cadre juridique reconnu par le chapitre V du RGPD. Mais si votre DPO ou vos clients préfèrent un outil hébergé dans l'UE, il vous faut autre chose. Et Calendly facture par utilisateur, alors que chez Kalendarius seuls les organisateurs paient.

Comment fonctionne Kalendarius

Pour chaque type d'événement, vous réglez la durée, les marges avant et après (le temps tampon entre deux rendez-vous), le préavis minimum et la fenêtre de réservation. Kalendarius génère automatiquement un lien Google Meet, Microsoft Teams ou Zoho Meeting. Vous pouvez aussi indiquer un téléphone, une adresse ou votre propre lien Zoom.

Vos clients réservent sur une page à votre logo et à votre couleur, qui peut leur poser vos propres questions, et voient les horaires dans leur fuseau. Ils reçoivent un e-mail de confirmation avec un fichier .ics et des liens pour annuler ou déplacer, puis un rappel par e-mail 24 heures et 1 heure avant.

Avec « Exiger une approbation », chaque réservation reste en attente jusqu'à ce que vous l'acceptiez ou la refusiez.

Google Agenda, Outlook et Zoho Calendar

Chaque utilisateur peut connecter en même temps un compte Google, un compte Microsoft 365/Outlook et un compte Zoho. Pour Google et Microsoft, Kalendarius vérifie les plages occupées d'un agenda par connexion, sans stocker les titres ni les descriptions de vos autres événements. Quand l'agenda change, Google et Microsoft nous préviennent et vos créneaux se mettent à jour. Chaque rendez-vous apparaît dans votre agenda quelques instants après la réservation.

Avec Zoho, vous choisissez plusieurs calendriers qui bloquent vos disponibilités et un calendrier de destination (voir le guide Zoho Calendar).

À plusieurs, avec le forfait Équipe, le lien collectif ne propose que les horaires où toutes les personnes choisies sont libres. Le round-robin, lui, attribue la réservation à la personne libre qui a reçu le moins de rendez-vous via ce lien. Pour le recrutement, voyez notre logiciel de planification des entretiens.

Où sont vos données

L'application et la base de données tournent chez Hetzner en Allemagne, à Nuremberg et à Falkenstein, dans des centres de données certifiés ISO/IEC 27001. Cette certification est celle de Hetzner : Kalendarius n'en détient pas en propre. Les rendez-vous terminés sont supprimés automatiquement après la durée que vous fixez, plafonnée à 90, 180 ou 365 jours selon le forfait. Si un invité demande l'effacement de ses données, écrivez à info@kalendarius.com : nous anonymisons ses réservations à partir de son adresse e-mail (nom, adresse e-mail, notes et horodatage du consentement sont supprimés). Le reste (horaire, statut, réponses à vos propres questions, motif d'annulation) est supprimé à la fin de cette durée de conservation. Les événements déjà inscrits dans un agenda connecté y restent. Nous pouvons aussi vous envoyer un export des réservations d'un invité.

L'hébergement en Allemagne ne couvre pas tout. Si vous connectez Google, Microsoft ou Zoho, ces services traitent les données de votre agenda selon leurs propres conditions. Paddle encaisse les paiements en tant que merchant of record, et un prestataire d'e-mails envoie confirmations et rappels. Les pages de réservation ne chargent aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience (ni Google Ads, ni pixel Meta), mais Sentry y tourne pour repérer les erreurs. Base légale, questions posées aux invités et durée de conservation restent vos décisions de responsable de traitement. Détails sur notre page Calendly et RGPD.

Combien ça coûte

Le forfait Personnel est gratuit : 1 organisateur, 1 type d'événement, 15 rendez-vous par mois. Le forfait Professionnel coûte 5,90 € par mois pour 1 organisateur, avec 5 types d'événements, des rendez-vous illimités, les statistiques et les webhooks. Le forfait Équipe coûte 9,90 € par organisateur et par mois, jusqu'à 25 organisateurs, avec des types d'événements illimités et les liens collectifs et round-robin. Business, à 17,90 € par organisateur et par mois, ajoute le journal d'audit et l'authentification unique (SSO) via Microsoft Entra ID ; un DPA pour les forfaits Business et Enterprise est en cours de revue juridique. Enterprise démarre à 9 900 € par an. En facturation annuelle, deux mois sont offerts.

Seuls les organisateurs, ceux qui créent des liens de réservation, paient. Un collègue qui connecte simplement son agenda pour que ses disponibilités comptent ne paie rien.

Ce que Kalendarius ne fait pas

Mieux vaut le savoir avant de changer d'outil. Les rappels partent uniquement par e-mail, 24 heures et 1 heure avant : pas de SMS, pas de WhatsApp, pas d'horaires de rappel personnalisés. Il n'y a pas de paiement à la réservation, pas de widget à intégrer à votre site (vous partagez un lien) et pas d'application mobile. Avec Google et Microsoft, un seul agenda par connexion compte pour les conflits. Le round-robin n'a ni pondération ni priorités. Le SSO passe uniquement par Microsoft Entra ID, sans SAML ni SCIM.