Logiciel de prise de rendez-vous en ligne, hébergé en Allemagne

Fixer un rendez-vous ne devrait pas prendre trois e-mails

Vous proposez mardi à 10 h, votre client répond jeudi que mercredi l'arrangerait mieux, et entre-temps mercredi s'est rempli. Avec un logiciel de prise de rendez-vous, vous publiez vos disponibilités une fois et chacun choisit un horaire vraiment libre.

Comment se passe une réservation

Vous créez d'abord un type d'événement, par exemple « Premier rendez-vous, 30 minutes », avec sa durée, une marge avant et après, le préavis minimum et la date jusqu'à laquelle on peut réserver. Le lieu peut être une visio, un téléphone, une adresse ou un lien que vous collez vous-même, Zoom par exemple.

Votre client voit les créneaux dans son propre fuseau horaire et réserve sans créer de compte, sur une page à votre logo et à votre couleur qui peut lui poser vos propres questions. Il reçoit une confirmation avec un fichier .ics et des liens pour annuler ou déplacer, puis un rappel par e-mail 24 heures et 1 heure avant.

Avec « Exiger une approbation », la réservation reste en attente jusqu'à ce que vous l'acceptiez ou la refusiez. Le tableau de bord liste les rendez-vous à venir, en attente et passés ; vous pouvez y noter une absence ou annuler avec un mot pour le client.

Agendas et liens de visioconférence

Chaque utilisateur peut connecter à la fois un compte Google, un compte Microsoft 365 ou Outlook et un compte Zoho. Avec Google et Microsoft, Kalendarius vérifie les plages occupées d'un agenda par connexion, et vos créneaux se mettent à jour quand cet agenda change. Avec Zoho, plusieurs calendriers peuvent bloquer vos disponibilités (voir le guide Zoho Calendar).

Le rendez-vous apparaît dans votre agenda quelques instants après la réservation. Si vous avez choisi Google Meet, Microsoft Teams ou Zoho Meeting comme lieu, le lien de visio est créé automatiquement.

À plusieurs : liens collectifs et round-robin

Avec le forfait Équipe, un lien collectif ne propose que les horaires où toutes les personnes choisies sont libres. Un lien round-robin confie chaque réservation à la personne libre qui en a reçu le moins via ce lien (confirmées ou en attente) et, en cas d'égalité, à celle désignée le moins récemment. Pour le recrutement, voyez notre logiciel de planification des entretiens.

Tarifs

Le forfait Personnel est gratuit : 1 type d'événement et 15 rendez-vous par mois. Le forfait Professionnel, à 5,90 € par mois, passe à 5 types d'événements et aux rendez-vous illimités, avec statistiques et webhooks.

En équipe, comptez 9,90 € par organisateur et par mois avec le forfait Équipe (jusqu'à 25 organisateurs), ou 17,90 € avec le forfait Business, qui ajoute le journal d'audit, le SSO via Microsoft Entra ID et un DPA signé. Enterprise démarre à 9 900 € par an, et la facturation annuelle offre deux mois. Seuls les organisateurs paient : un collègue qui connecte seulement son agenda ne coûte rien.

Où sont hébergées vos données

L'application et la base de données tournent chez Hetzner, à Nuremberg et Falkenstein, en Allemagne, dans des centres de données certifiés ISO/IEC 27001. C'est la certification de Hetzner, pas celle de Kalendarius. Les rendez-vous terminés sont supprimés après la durée que vous fixez, au maximum 90, 180 ou 365 jours selon le forfait. Vous pouvez exporter ou effacer les données d'un client à partir de son adresse e-mail.

Cet hébergement ne couvre pas tout. Google, Microsoft et Zoho traitent les données des agendas connectés selon leurs propres conditions, Paddle gère les paiements et un prestataire d'e-mails envoie les messages. Les pages de réservation ne chargent aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience, mais Sentry y signale les erreurs. Base légale, questions posées et durée de conservation restent vos décisions de responsable du traitement ; les données de santé exigent le forfait Business ou Enterprise et un DPA signé. Plus de détails dans Calendly et le RGPD.

Ce que Kalendarius ne fait pas

Les rappels partent uniquement par e-mail, 24 heures et 1 heure avant : pas de SMS, pas de WhatsApp, pas d'horaires personnalisés. Pas de paiement à la réservation, pas de widget à intégrer (vous partagez un lien), pas de réservation de salles ni d'application mobile. Avec Google et Microsoft, un seul agenda par connexion compte pour les conflits.