Una alternativa a Calendly alojada en Alemania

Por qué se busca una alternativa a Calendly en Europa

Calendly LLC es una empresa estadounidense y es la parte con la que se contrata. Según el centro de ayuda de Calendly, los datos de usuarios e invitados se guardan en centros de datos de EE. UU. gestionados por Google Cloud y AWS. Su anexo de tratamiento de datos ampara esas transferencias con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., con las cláusulas contractuales tipo como respaldo si el marco dejara de aplicarse.

Es una vía legal reconocida. Aun así, hay equipos que prefieren evitar esa transferencia o que tienen clientes que preguntan dónde están sus datos. Si no es tu caso, seguramente te interese más el precio.

Cómo funciona una reserva

Cada tipo de evento tiene duración, márgenes antes y después, antelación mínima y un plazo máximo para reservar. El invitado elige hora en tu página de reservas, con tu logo, tu color de marca y tus propias preguntas, y ve los horarios en su zona horaria. Después recibe una confirmación con archivo .ics, enlaces para cancelar o cambiar la hora y recordatorios por email 24 horas y 1 hora antes.

Si prefieres revisar cada solicitud, activa la aprobación. Desde el plan Equipo hay enlaces colectivos (solo las horas en que todos los anfitriones están libres) y round-robin (la cita va al anfitrión libre con menos reservas en ese enlace). Para selección de personal, mira el software para programar entrevistas.

Calendarios y videollamadas

Cada usuario puede conectar a la vez una cuenta de Google, una de Microsoft 365 u Outlook y una de Zoho. En Google y Microsoft se consulta un calendario por conexión y los huecos se actualizan solos cuando cambia tu agenda; en Zoho eliges varios calendarios, como explica la guía de Zoho Calendar. Kalendarius crea un enlace de Google Meet, Teams o Zoho Meeting para cada cita; para Zoom, pegas tu propio enlace.

Precios: pagas por organizador

Un organizador es quien crea enlaces de reserva. Los compañeros que solo conectan su calendario, como los entrevistadores de un panel, no pagan. Calendly, según su documentación, factura por usuario.

El plan Personal es gratis: un organizador, un tipo de evento y 15 citas al mes. El plan Profesional cuesta 5,90 € al mes, con cinco tipos de evento, citas ilimitadas, analítica y webhooks. El plan Equipo cuesta 9,90 € por organizador al mes, hasta 25 organizadores. El plan Business, a 17,90 € por organizador al mes, añade registro de auditoría, inicio de sesión único con Microsoft Entra ID y DPA firmado. Enterprise parte de 9.900 € al año. Con la facturación anual, dos meses son gratis.

Pongamos que en un equipo de selección dos personas envían los enlaces y otras seis participan en los paneles. En el plan Equipo pagas 19,80 € al mes, solo por las dos primeras.

Dónde están tus datos y qué cubre eso

La aplicación y la base de datos funcionan en servidores de Hetzner en Núremberg y Falkenstein (Alemania). La certificación ISO/IEC 27001 de esos centros de datos es de Hetzner; Kalendarius no tiene certificación propia.

Eso cubre nuestra parte, no todo. Si conectas Google, Microsoft o Zoho, tratan los datos del calendario según sus propias condiciones. Paddle gestiona cobros y facturas, un proveedor de correo envía los emails y Sentry recibe los informes de errores. Tú sigues siendo el responsable del tratamiento y decides la base jurídica, las preguntas del formulario y el plazo de conservación. Más detalles en la política de privacidad.

Las páginas de reserva no cargan rastreadores de publicidad ni de analítica; Sentry sí funciona en ellas para detectar errores.

Lo que Kalendarius no hace

No importa nada desde Calendly: los tipos de evento se crean de nuevo. No hay widget para insertar en tu web; enlazas a la página de reservas. El inicio de sesión único solo funciona con Microsoft Entra ID, sin SAML ni SCIM. Los enlaces de Zoom no se generan solos. Los recordatorios son solo por email, a horas fijas. No se puede cobrar al reservar y no hay app móvil. Las integraciones se limitan a los calendarios de Google, Microsoft y Zoho, más webhooks desde el plan Profesional.