DSGVO-konforme Terminplanung: der praktische Leitfaden

Ein Terminbuchungssystem verarbeitet personenbezogene Daten von Menschen, zu denen bis zu diesem Moment keinerlei Beziehung bestand. Hier ist, was für eine konforme Umsetzung wirklich nötig ist — ohne daraus ein halbjähriges Projekt zu machen.

Die richtige Rechtsgrundlage wählen

Für einen von der betroffenen Person gewünschten Termin ist die Rechtsgrundlage in der Regel die Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — nicht die Einwilligung. Dieser Unterschied zählt: Stützen Sie sich auf eine Einwilligung, kann sie widerrufen werden, und Sie stehen mit einem Termin da, den Sie nicht mehr verwalten dürfen.

Eine Einwilligung brauchen Sie hingegen für alles, was über den Termin hinausgeht: Newsletter, Marketing, Profiling. Halten Sie diese Zwecke strikt getrennt, mit eigenen, nie vorausgewählten Kästchen.

Nur das Nötigste erheben

Name, E-Mail-Adresse und Zeitfenster reichen aus, um einen Termin zu bestätigen. Eine Telefonnummer ist nur sinnvoll, wenn sie tatsächlich für Erinnerungen genutzt wird. Jedes zusätzliche Formularfeld ist ein Datum, das Sie aufbewahren, schützen und irgendwann löschen müssen.

Besondere Vorsicht gilt bei freien Textfeldern: Dort tragen Betroffene oft unaufgefordert Gesundheitsangaben oder persönliche Umstände ein. Ist das in Ihrer Branche wahrscheinlich, behandeln Sie dieses Feld so, als enthielte es besondere Datenkategorien.

Prüfen, wohin die Daten fließen

Klären Sie, wer Verantwortlicher der Verarbeitung ist, wo die Server stehen und ob Übermittlungen in Drittländer stattfinden. Ein Anbieter mit vollständig europäischer Infrastruktur erspart Ihnen das gesamte Kapitel zur internationalen Übermittlung — genau das Kapitel, das am schnellsten veraltet.

Prüfen Sie auch die Unterauftragsverarbeiter: den E-Mail-Versanddienst, den Hosting-Anbieter, Analyse-Tools. Der Anbieter muss sie Ihnen benennen können.

Aufbewahrung, Betroffenenrechte, Nachvollziehbarkeit

Legen Sie fest, wie lange Sie den Terminverlauf aufbewahren, und dokumentieren Sie diese Entscheidung. Klären Sie im Voraus, wie Sie auf ein Auskunfts- oder Löschersuchen reagieren — erfordert das ein Ticket beim Anbieter und tagelanges Warten, haben Sie ein operatives Problem.

Ein Audit-Log, wer was eingesehen oder geändert hat, ist nicht für jeden verpflichtend, aber der einfachste Nachweis im Streitfall. Im Gesundheitswesen und im öffentlichen Sektor sollten Sie es als Anforderung betrachten.